kintoneでファイル管理を
一元化SCENE

バラバラに管理されていたファイルをkintoneに集約
ファイルの一元管理で業務効率化

ファイル管理で
こんなお悩みありませんか

  • バラバラに管理されており
    どのファイルが最新版かわからない
  • メールで送ってもらった
    ファイルが埋もれてしまう
  • 紙で管理された膨大な書類の中から
    必要な書類を探すのが大変

kintoneでは以下の様な場面で
ファイル管理に活用されています

  • プロジェクトの資料の共有に

  • チーム内でのファイルの更新に

  • 紙資料のデータ化の推進に

kintone活用のメリット

  • 更新情報なども
    まとめて管理

    それぞれファイルの更新日や担当者などの情報も一緒に管理でき、運用が効率化できます。
  • いつでもどこでも
    アクセス可能

    オンライン上での管理なので、外出先や在宅勤務でもファイルへのアクセスが可能。
  • データの復元や
    検索も可能

    バージョン管理ができるので誤って消したデータの復元も可能。膨大な数のファイルも検索機能で簡単に見つかります。

kintoneで階層構造をつくりファイル管理を行う方法

1. アプリ内で階層構造を実現

kintoneのカテゴリー機能を利用すると、レコードを階層形式で分類することができます。
設定方法はアプリの設定画面から、「その他の設定」>「カテゴリー」を開き、カテゴリーを有効にすると、フォームに「カテゴリー」フィールドが追加され、レコードを分類できます。
また、レコード一覧画面の左側に、ツリー形式のカテゴリーが表示されるようになります。

2.アプリそのもので階層構造を実現

プラグインを利用することにより、kintone上のファイル共有を階層表示で実現することができます。

コミュニケーションも円滑に

プロジェクトスペースも作れるので、タスクの管理や進捗状況の確認も可能。重要なファイルはメンバーだけの限定公開もできるので、セキュリティも安心。
ファイルの共有だけでなくコメント機能もあるので、コミュニケーションも円滑に行えます。

kintoneのファイルを管理できるデータ容量

kintoneのデータ容量の上限はご契約ユーザー数×5GBです。
つまり社員50名で利用した場合、環境全体で250GBまでのデータファイルを管理することができます。
また、kintoneだけでなく、サイボウズの別サービス(サイボウズOffice、メールワイズなど)を利用している場合も、それらのユーザー数も加算され、1ユーザーにつき5GBのデータ容量が追加されます。
データ容量の上限を増やしたい場合は、別途オプションで購入することも可能です。

生産性を高める機能も豊富

  • レポート機能
    グラフなどを使い視覚的に分かりやすいレポート
  • リマインド機能
    タスクの抜け漏れを防止
  • プロセス管理
    タスクのステータスを管理
  • メンション
    特に読んで欲しい人への通知
  • コミュニケーション
    情報共有・コミュニケーションの活性化
  • モバイル対応
    いつでもどこでも対応できる
kintoneサービス紹介資料

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