kintoneでファイル管理を一元化～文章管理のデータ化推進に

ファイル管理で
こんなお悩みありませんか

バラバラにファイル管理がされており
どのファイルが最新版かわからない
メールで送ってもらった
ファイルが埋もれてしまう
紙で文書・書類管理をしており、膨大な書類の中から必要な書類を探すのが大変

kintoneでは以下の様な場面で
ファイル管理に活用されています

プロジェクト資料などの
ファイル共有に
チーム内でのファイルの
共有・更新に
紙で管理された資料の
データ化推進・書類管理に

kintoneをファイル管理で活用するメリット

更新情報なども
まとめて管理

それぞれファイルの更新日や担当者などの情報も一緒に管理でき、運用が効率化できます。
いつでもどこでも
アクセス可能

オンライン上での管理なので、外出先や在宅勤務でもファイルへのアクセスが可能。
データの復元や
検索も可能

バージョン管理ができるので誤って消したデータの復元も可能。膨大な数のファイルも検索機能で、階層が分かれていても、簡単に見つかります。

マルチデバイス
対応

kintoneはPC、スマートフォン、タブレットなど様々なデバイスからアクセス可能です。これにより、場所や時間を問わずに作業ができ、リモートワークや外出先からの作業が可能です。
直感的な操作での
アプリ開発

プログラミング知識がなくても、ドラッグ&ドロップで簡単にアプリやデータベースを作成できます。これにより、非エンジニアでも容易にシステム導入や業務改善を進めることができます。
テンプレート
の豊富さ

Excelで管理していたデータを簡単にWebデータベースアプリに変換でき、データ管理が効率化します。変更履歴の記録や、アプリ間での情報連携が可能になります。

kintoneのファイル管理アプリでできること

ファイルのアップロードと管理

ドキュメント、画像、ビデオなど様々なタイプのファイルをクラウド上にアップロードし、中央で管理できます。これにより、必要なファイルをいつでも、どこからでもアクセスできるようになります。
バージョン管理

ファイルを更新するたびに新しいバージョンが作成され、過去のバージョンも保持されます。これにより、以前のバージョンに簡単に戻すことができ、ファイルの変更履歴を追跡できます。
検索機能

アップロードされたファイルの中から、ファイル名やファイルに含まれるテキストに基づいて素早くファイルを検索できます。これにより、大量のファイルの中から必要な情報を迅速に見つけ出すことができます。

kintoneでのファイル管理を行う際のポイント

①ファイル管理をする際のルールを決めておく

kintone でファイル管理を進める際に、ファイルの管理ルールを決めておくことが重要です。ファイルの種類などによって保管先やファイル名などの保管ルールを整備することで、情報の分散を防止することができます。
②アクセス権の適切な管理

kintoneでは、データの閲覧や編集を行えるユーザーを細かく設定することが可能となるため、データの安全性を確保しつつ、適切なファイル管理を行うことができます。
③検索機能の活用

kintoneでは、ファイル名や更新日時、作成者などの情報を元に、該当するデータを瞬時に見つけ出すことができる検索機能があるため、検索機能を活用し、必要な情報を素早く取得でき、探す手間が削減されることによる、業務のスピードアップが図れます。
④保存容量の管理

kintoneでは保存容量に制限があります。特に高画質な画像や動画を保存する場合はすぐに容量オーバーになることがあるため、必要に応じて課金して容量を拡張する必要があります。
⑤ファイルの整理

kintoneの標準機能ではフォルダ分けができないため、ファイル数が増えた際には検索性を上げる工夫が必要です。ファイル管理アプリとkViewerを組み合わせることで、日々増えるファイルを効率的に整理し、必要な情報を目的に応じて公開することが可能になります。

アプリ開発例：kintone検索機能プラグイン

kintoneで階層構造をつくりファイル管理を行う方法

1. アプリ内で階層構造を実現

kintoneのカテゴリー機能を利用すると、レコードを階層形式で分類することができます。
設定方法はアプリの設定画面から、「その他の設定」＞「カテゴリー」を開き、カテゴリーを有効にすると、フォームに「カテゴリー」フィールドが追加され、レコードを分類できます。
また、レコード一覧画面の左側に、ツリー形式のカテゴリーが表示されるようになります。

2.ファイル管理プラグインの利用で階層構造を実現

ファイル管理プラグインを利用することにより、kintone上のファイル共有を階層表示で実現することができ、Explorerライクな表示でファイルを管理することができます。
チームやプロジェクトで共有するファイルを見慣れた階層表示にすることで、kintoneアプリ内で違和感なくファイル管理が可能となります。

コミュニケーションも円滑に

プロジェクトスペースも作れるので、タスクの管理や進捗状況の確認も可能。重要なファイルの管理もメンバーだけの限定公開もできるので、セキュリティも安心。
ファイルの管理や共有だけでなくコメント機能もあるので、コミュニケーションも円滑に行えます。

開発例：学術研究・専門・技術サービス業の
システム開発例

kintoneのファイルを管理できるデータ容量

kintoneでファイルの管理ができるデータ容量の上限はご契約ユーザー数×5GBです。
つまり社員50名で利用した場合、環境全体で250GBまでのデータファイルを管理することができます。
また、kintoneだけでなく、サイボウズの別サービス（サイボウズOffice、メールワイズなど）を利用している場合も、それらのユーザー数も加算され、1ユーザーにつき5GBのデータ容量が追加されます。
管理するファイルが増え、データ容量の上限を増やしたい場合は、別途オプションで購入することも可能です。