サイキョウ・ファーマ様では、kintoneを導入したことで、受注から出荷、仕入にかかる事務作業の時間が、導入前は3,900時間かかっていた業務が1,150時間に短縮され、年間2,750時間の削減（約3分の1）を実現しました。
また、以前と比較して業務の属人化を解消したことにより、人為的なミスの削減、パート社員の入れ替わり時にも業務の質が落ちないといった効果も得られました。
このような成果が得られた要因は、導入当初から現場担当者のフィードバックを積極的に取り入れ、業務フローを一層洗練させ、操作性を重視したアプリを完成させたことにあります。
kintoneの導入により業務効率の向上とコスト削減を実現したことが、サイキョウ・ファーマ様のDX化の大きな成果と言えます。
| 業種 | 医薬品、医薬部外品、化粧品、医療機器の製造販売 |
|---|---|
| 従業員規模 | 1名～50名 |
| ご導入いただいた商品・サービス | kintone |
| URL | https://saikyo-pharma.co.jp/ |
アナログ作業の多さと業務量の急増により、手配ミスや単価の間違いが頻発し、従来の業務手順では対応できなくなっていました。
受注状況や在庫管理もアナログ方式だったため、受注件数の確認や欠品による対応に膨大な時間を費やしていました。
業務の属人化が進み、新しいスタッフの教育に時間がかかるだけでなく、人的ミスが起こりやすい状況でした。
業務フローを効率化し、受注から出荷までの事務作業時間を3900時間から1150時間に短縮し、年間2750時間の削減を実現しました。
受注データを活用した営業予測や、品質管理の効率化により、社内だけでなく保管倉庫との情報共有もスムーズになりました。
不要なメールやExcel管理が廃止され、業務の属人化を解消したことで、新しいスタッフの教育負担が軽減され、人為的ミスの発生も減少しました。
元々、印刷してPDFを取りメールする、たくさんのExcel表を開いて確認する、発注書を何枚も印刷する、お客様によって出荷伝票を変更するなど、アナログの作業が多く、人員コストがかなりかかっている、かつ人的ミスが発生しやすい環境ではありました。
そんな中で、コロナの影響でマスクや消毒液などの受注件数が一気に増加し、一人ひとりの作業量も増加していきました。
このように、元々のアナログ作業の多さ×急激な作業量の増加という二重苦によって、手配ミスや単価間違いなどが頻繁に発生してしまい、従来の出荷手順では対応できなくなりました。
また、受注状況や在庫などもアナログ管理だったため、出荷しないとどれだけの受注がきたか確認できず受注件数がわからず、欠品などで出荷できない場合の受注残の管理にも時間を膨大に使っていました。
これらの状況を踏まえて、会社としてシステムを導入することを決定しました。
私と長濱は前職で元々kintoneを利用しており、kintoneに対して良い印象を持っていました。
実際に弊社の運用にも合っていると考えたため、kintoneで弊社向けのシステムを構築することを社内で提案しました。
最初は、システムクレイスさんを含めて3社から相見積もりを取らせて頂きました。
正直に申し上げて、3社とも開発費用に大きな差はなかったのですが、
kintoneの良さが活かせる伴走型（アジャイル開発）の開発を提案して頂いたのは弊社として大きかったです。
請負型（ウォーターフォール開発）は、じっくりと要件定義を行った後、その通りにアプリ開発・テストを行う形のため、テスト期間にならないと完成形が見えず、その段階で出た課題への対処には別途費用が掛かる点にデメリットを感じました。
一方、伴走型のように、基本機能を作成した後、「テスト・課題の洗い出し」・「打ち合わせ」・「アプリ改修」の3工程を繰り返し行う形であれば、使ってみないとわからないことにもある程度対応できるため、kintoneを使用した開発には相性が良いと考えました。
また、毎月の作業時間が均等に振り分けられているため、イレギュラーな業務に時間がとられるリスクも抑えられる点や、過去に弊社が経験した他のアプリ開発の手順も伴走型であったことも決め手となりました。
実際には、システムクレイスさんともう1社からこの伴走型を提案していただきましたが、
営業担当の方が私の立場に立って社内稟議承認までのフォローをしていただいた点、
開発担当の方が丁寧な打ち合わせをしていただいた点など、
システムクレイスさんとの方がより良いコミュニケーションが取れたことが最終的な決め手となり、開発をお願いすることに決定しました。
社内では全ての部署において業務の効率化という面で効果がありました。
具体的には、受注データを利用しての営業予測が作成できるようになった、品質管理の部署にて出荷実績をスムーズに確認できるようになった、不要なメールやExcel管理の廃止、など社内に留まらず保管倉庫との情報共有がスムーズになり、倉庫側での業務効率も改善されました。
実際に社内で計算した際、年間で2,750時間の業務の効率化ができたというデータが出ております。
私や長濱は利用経験がありましたが、kintoneを新しく使う人が業務で使えるようになるまでの教育には苦労しました。決してITに明るい人材ばかりではないので、一つひとつ丁寧に説明することを心がけました。
また、伴走型契約のため開発が完了していない段階でテストした際、同じデータが2つ作成される・伝票登録にかなりの時間がかかってしまう、などの不具合が発生したときは、社内の人間及びシステムクレイスさんと連携しながら進める必要があったため、苦労しました。最終的には、これらの問題は解消できたので良かったです。
永遠に完成しないシステムを目指しています。
日々の業務で、ちょっとした不便やあったら良いなと思ったことを少しずつ改善・実現していきます。その際、簡単な修正は社内で行い、カスタマイズなど大幅な修正が必要な場合はシステムクレイスさんにお任せしようと思っています。
よりシステムを改善して、更なる業務の効率化を図りたいですね。
営業部門やCRMの改善を求める声が社内から出ているため、そちらの対応をしたいです。
kintoneアプリ開発・カスタマイズならサイボウズ オフィシャル SI パートナーのシステムクレイスにご相談ください。
当社は、初めてシステムを導入される企業様、移行を検討されている企業様、そして既にkintoneをご利用の企業様に対して、kintoneの導入・活用を徹底的にご支援します。 お気軽にご相談ください。
システムクレイスでは、30年にわたりシステム導入・運用のご支援を行ってきた経験をもとに、中小・中堅企業にとって無理のないシステム導入の方法や定着のためのご支援方法を確立しております。
kintoneに関する豊富な知識と、30年にわたり蓄積してきたシステム導入・運用の知見をもとに、手間なくスピーディーな導入・運用支援をご提供いたします。
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