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Excel管理のよくある業務課題

顧客管理や案件管理、タスクやワークフロー管理などを、Excelを用いて行ってきた企業は多いのではないでしょうか。けれど、Excelによる管理では、よく次のような課題があるといわれています。

・Excelごとに属人化しており、更新できる人が限られている。
・複数同じ名称のExcelが存在しており、最新版がどれなのかわからない。
・リアルタイムで共有できない。
・現場での作業を要する業種で、入力漏れが多発している。
・大量のExcelファイルのチェックを要する場合、大幅に時間を取られる／集計作業に時間がかかる。
・容量が大きくなっており、作業時に重い。
・強制終了やフリーズ、ファイル破損の恐れがある。

これらの課題は、業務効率を下げる一方で、生産性にもマイナスの影響を与えてしまいます。

脱Excelを実現！kintoneを利用するメリット

Excelを使用せず、もっと業務効率を高められる便利なツールに切り替えたいと考えているケースも多いのでは？
その脱Excelにおすすめなのが、「kintone」です。

kintoneは、サイボウズ株式会社が開発したビジネスアプリ作成クラウドサービスです。

社内のあちこちに散在しているExcelファイルを、kintoneへ読み込むだけで、Webブラウザ上で編集・共有・管理が可能となるため、簡単に脱Excelが実現できます。

kintoneで脱Excelを図るメリットを見ていきましょう。

1.Excelで担っていた役割をこなすことが可能
データの登録の際、統一のフォーマットで情報粒度をそろえながら行うことができます。また条件を絞り込んで表示を変えたり、集計してグラフ化したりすることも可能であるため、Excelで担っていた役割をこなすことができます。

2.VBAやマクロ、複雑な関数で作られたExcelも移行可能
kintoneアプリは開発の仕方によって、VBAやマクロ、複雑な関数で作られたExcelファイルでも、kintoneへの移行ができます。

3.プラグイン追加でExcelライクな操作が可能に
kintoneにプラグインの「krewSheet」を追加することで、Excel感覚でデータを編集したり、 Excelライクな画面表示となり、直感的に高機能な一覧を作成したりすることができます。

【関連ページ】kintoneとは？特徴や機能、導入メリットをご紹介

kintoneで脱Excelを実現した事例

実際に、kintoneで脱Excelを実現した事例をサービス業、建設業、情報通信業のそれぞれでご紹介します。

●サービス業

[ 課題 ]
各社員ごとに個人的にExcel管理が完結しており、共有がされていないため、必要なデータを見つけるのが困難、担当変更の際に引き継ぎしづらいなどの課題がありました。

[ kintone活用法 ]
属人化したExcelファイルをkintoneに集約し、「顧客情報」「案件管理」「請求管理」など情報ごとにアプリを作成して登録しました。

[ 導入効果 ]
kintone導入により、情報共有がスムーズとなり、引き継ぎ時の情報ロスも大幅に減少。さらに外出の多い営業メンバーは、タブレット端末やスマートフォンから利用できるようになったため、利便性が向上したほか、営業に役立つ詳細情報もデータベースとして蓄積されたため、営業効率も高まりました。

●建設業

[ 課題 ]
案件管理をExcelで運用していましたが、現場での入力漏れが多発したり、大量のExcelファイルのチェックに大幅に時間を取られたりしていました。

[ kintone活用法 ]
kintoneでは、日時で入力が必要な項目を定型フォームにし、入力漏れを防いだほか、記入漏れを絞り込みで1クリック表示できるように設定しました。また、チェックもkintone一つで可能となり、絞り込み表示機能や検索機能を使用し、案件ごとや進捗段階ごとに状況を確認できるようになりました。

[ 導入効果 ]
入力業務が容易となったことで入力漏れなどのミスが大幅に減少し、確実な情報共有が可能に。また本部や上司のチェック時間が短縮され、業務効率化が実現できました。

●情報通信業

[ 課題 ]
販売管理や顧客管理のExcelが大量にあり、取り扱いが不便で最新ファイルがどこにあるかわからない状況でした。同時に顧客から問い合わせがあったときに、利用状況をリアルタイムで把握できず、対応が遅れるなど、業務に支障が出ていました。

[ kintone活用法 ]
Excelの販売管理や顧客管理機能をkintoneで再現し、メンバーが手軽に共有・閲覧できるシステム運用に変更できました。さらに、外出先でも情報取得ができるよう、スマートフォンなどのデバイス対応も可能になりました。

[ 導入効果 ]
複数のメンバーが常に最新の情報を検索でき、状況把握が容易になったことで、案件対応スピードがアップしました。また担当者不在でも、kintone上の情報を閲覧することで、誰でも顧客対応や請求業務が可能となりました。

まとめ

Excelの業務課題は、Excelを使用している企業なら、多かれ少なかれ抱えていると思われます。kintoneで脱Excelを図ることで、課題が解決できるだけでなく、業務効率化の実現も可能となります。
今回ご紹介した業種以外にも、kintoneは活用されていますので、ぜひkintoneの業種別活用例資料をご覧ください。