kintoneは、柔軟なアプリ作成機能により、業務プロセスに合わせたカスタマイズが可能です。しかし、アプリが増えすぎると、情報の管理や検索が難しくなり、業務効率が低下する可能性があります。本記事では、作成したアプリを効果的に整理する方法を紹介します。
アプリを整理する最初のステップは、関連性のあるアプリをグループ化することです。kintoneでは「アプリグループ」を活用することで、目的やプロジェクトごとにアプリをまとめることができます。
1. kintoneのポータル画面右上の「アプリグループ」をクリックします。
2. 「新しいアプリグループを作成」を選択し、名前を入力します。
3. グループに追加したいアプリを選択し、保存します。
– 部署別の分類: 営業、経理、総務など、部署ごとにアプリをグループ化。
– プロジェクト単位: 特定のプロジェクトに関連するアプリをまとめる。
適切なアプリ名を設定することで、利用者が目的のアプリを簡単に見つけられるようになります。アプリ名には、以下のポイントを考慮すると良いでしょう。
– 一貫性: アプリ名に統一感を持たせる。
例: 「営業_見積管理」「営業_契約管理」
– 簡潔さ: アプリの目的が分かる短い名前を付ける。
– 接頭辞や記号の活用: アプリをカテゴリ別に整理する。
例: “[営業]”や“[経理]”を接頭辞として利用。
– 長すぎる名前や略語の多用は避け、分かりやすさを重視してください。
ポータル画面をカスタマイズすることで、重要なアプリや情報にすぐアクセスできる環境を作ることができます。
1. kintoneのポータル画面右上の「設定」ボタンをクリックします。
2. ポータル画面のレイアウトを編集し、よく使用するアプリをウィジェットとして追加します。
3. アプリのアイコンや色を変更して視認性を向上させます。
– 部門別ポータル: 部署ごとに異なるポータル画面を設定し、業務に特化した情報を表示。
– 重要情報のハイライト: 緊急性の高い情報や期限が迫ったタスクを目立つ位置に配置。
アプリが増えると、誰がどのアプリにアクセスできるかの管理が重要になります。不必要なアクセス権を削除することで、セキュリティを向上させ、誤操作を防ぐことができます。
1. アプリの「設定」画面から「アクセス権」を選択します。
2. ユーザーやグループごとにアクセス権を設定します。
3. 不必要なアクセス権を削除し、必要最小限の設定にします。
– アクセス権を変更する際は、業務への影響を十分に確認してください。
– セキュリティポリシーに基づいて適切に管理しましょう。
使用されていないアプリが増えると、ポータル画面が煩雑になり、効率が低下します。定期的にアプリの使用状況を確認し、不要なアプリを削除またはアーカイブしましょう
1. アプリの使用状況を確認するため、利用者のフィードバックを収集します。
2. 長期間使用されていないアプリを特定します。
3. 必要に応じて、アプリを削除または非表示設定にします。
– 削除前にデータのバックアップを取得することを忘れないようにしましょう。
– アーカイブ機能を利用することで、データを残しつつ画面を整理できます。
kintoneのアプリを効果的に整理することで、業務効率が向上し、チーム全体の生産性が高まります。本記事で紹介した手法を参考に、自分たちの業務に合った整理方法を導入してください。kintoneのヘルプページを活用しながら、定期的な見直しを行うことで、最適な環境を維持しましょう。
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