kintoneを活用している企業の皆さま、業務効率化やデータ活用をさらに進めるために、外部システムとの連携を検討してみませんか？本記事では、kintoneと連携可能な外部システムの選び方や具体的な連携方法を分かりやすく解説します。
自社の業務に最適なシステムを選ぶことで、kintoneの活用範囲を大きく広げるヒントを得ることができるはずです。ぜひ最後までお読みいただき、貴社の成長に役立ててください！
kintoneと外部システムの連携は、業務効率化と柔軟な対応力を向上させるための強力な手段です。kintoneは、低コストかつスピーディーに業務システムを構築できる柔軟性が特徴です。一方で、外部システムは業界特有の高度なノウハウや専門機能に対応可能です。これらの強みを組み合わせることで、業務効率の向上やビジネスの成長を促進することができます。
ただし、連携を成功させるには、コストや仕様、エラー発生時の対応策など、事前にさまざまな要素を検討する必要があります。以下では、連携のメリットと主な検討ポイントを解説します。
kintoneはドラッグ＆ドロップで簡単にシステムを構築でき、業務の変化に迅速に対応できる柔軟性を備えています。一方、外部システムは高度な機能や専門的な要件に対応する力を持っています。両者を連携することで、次のようなメリットが得られます。
●費用とコスト
連携にはいくつかの手段があり、それぞれコストが異なります。
また、データの量や処理頻度によってコストや納期が大きく変動するため、事前に詳細な見積もりを行うことが重要です。
●仕様と性能の確認
kintoneでは手動操作やREST APIを活用してデータを操作します。特にAPIを利用する場合、以下の点に注意が必要です。
外部システムでも、データ入出力方法やパフォーマンス、タスクの自動化が可能かどうかを確認しましょう。
●連携処理の仕組みとタイミング
kintoneには定期実行の機能が標準で備わっていないため、以下の手段を検討する必要があります。
RPAは、ブラウザ操作を自動化して定型的なタスクを効率化する技術です。これを活用することで、kintoneと外部システム間のスムーズなデータ連携が可能です。
●エラー発生時の対策
異なるシステムを連携する際は、エラーの発生リスクを想定し、以下の対策を講じることが重要です。
kintoneと外部システムの連携は、業務の効率化や変化への柔軟な対応を実現する重要な手段です。ただし、コストや仕様の確認、エラー対策など、慎重な準備が必要です。これらのポイントを踏まえ、最適な連携方法を導入することで、業務の効率化とビジネスの成長をしっかりと支えましょう。
kintoneと外部システムを連携する際には、さまざまな方法があります。それぞれに特徴やメリット・デメリットがあるため、業務のニーズに合わせた選択が重要です。以下に、具体的な4つの連携方法を紹介します。
kintoneと外部システム間でCSVファイルを使い、データのインポート・エクスポートを行う方法です。
【メリット】
【デメリット】
kintoneのREST APIを活用し、外部システムとの直接的なデータ通信を行う方法です。
【メリット】
【デメリット】
市販のkintone対応プラグインや外部連携ツールを利用する方法です。
【メリット】
【デメリット】
RPAを用いて、kintoneや外部システムの操作を自動化し、データ連携を行う方法です。
【メリット】
【デメリット】
以上の方法を比較検討し、業務に最適な手段を選択することで、kintoneと外部システムの連携をよりスムーズに実現できます。
kintoneと外部サービスを組み合わせることで、業務効率化や情報共有をよりスムーズに実現できます。以下に、具体的なカスタマイズ例を難易度別に紹介します。
●難易度★
kintoneのプロセス管理機能を活用し、特定のステータス変更時にSlackのチャンネルへ自動でメッセージを投稿する例です。
例: 商談の進捗が「成約」になった際にチーム全員へ通知を送ることで、情報共有をスピーディーに行えます。
●おすすめの企業
Slackを業務用チャットツールとして利用している企業に最適。特にリアルタイムな情報共有が重要な部署やチームで効果を発揮します。
●難易度★
kintoneのWebhook機能を活用し、新しいレコード登録時にGmailへ自動通知を送るカスタマイズです。Zapierなどの連携ツールを使えば、コーディングなしで設定可能です。
●おすすめの企業
メール通知が主要な情報共有手段の企業や、管理者が迅速に情報をキャッチする必要がある場面で有効です。
●難易度★★
Googleフォームで入力されたデータをkintoneのレコードに自動登録します。これにより、アンケートや問い合わせ対応が効率化されます。
●おすすめの企業
アンケートや問い合わせフォームを頻繁に利用する企業に最適で、業務管理をより簡単に行えます。
●難易度★★
kintoneの定期実行機能や外部ツールを活用して、異なるドメイン間のkintoneアプリデータを同期する仕組みを構築します。
例: グループ企業間や拠点間で情報共有を行い、業務を統一化します。
●おすすめの企業
複数のkintoneドメインを運用する企業や、分散した情報を一元管理したい組織に適しています。
●難易度★★
Google WorkspaceのAPIを活用し、Gmailの新着メールやGoogleカレンダーの予定をkintoneポータル画面に表示します。これにより、業務に必要な情報を一元的に確認可能です。
●おすすめの企業
Google Workspaceを利用しており、情報管理を効率化したい企業に適しています。
●難易度★★★
Google Homeに話しかけてタスクをkintoneに登録するカスタマイズ例です。また、登録済みタスクを音声で読み上げてもらうことで、ハンズフリー操作が可能になります。
●おすすめの企業
作業現場や手が離せない状況でタスク管理が求められる企業に効果的です。
https://cybozu.dev/ja/kintone/getting-started/kintone-integration-customization-capabilities/
kintoneと外部システムの連携は、柔軟性と専門性を活かして効率的かつ実用的な業務システムを構築する鍵となります。本コラムでは、SlackやGoogleフォーム、Gmailなどを活用した具体的な連携事例を紹介し、企業のニーズに応じたカスタマイズ例を解説しました。また、連携の難易度や適した企業の特徴にも触れることで、最適な選択をサポートしています。
適切な連携方法を選び導入することで、業務効率化はもちろん、ビジネスの成長にも柔軟に対応できるようになります。kintoneをより効果的に活用するための参考として、ぜひお役立てください。
システムクレイスでは、豊富な開発実績と知見をもとに、kintoneアプリ開発・カスタマイズのサービスをご提供しております。UI（ユーザーインターフェース）のカスタマイズから、API連携によるデータ処理の自動化、外部サービスとの連携による機能拡充まで、さまざまなアプローチによるkintoneアプリ開発が可能です。
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