コラムCOLUMN

総務部門におけるkintoneの活用方法：バックオフィス改革のポイントを解説

はじめに：「なんでも屋」総務部門が抱える業務の「ブラックボックス化」

企業の縁の下の力持ちである総務部門は、備品管理、施設管理、社内イベント運営、契約書管理、電話対応など、非常に多岐にわたる業務を担っています。しかし、その業務の多様性ゆえに、以下のような課題に直面しがちです。

1. 業務の属人化：特定の担当者しか対応フローを知らない業務が多く、急な欠勤や異動で業務がストップしてしまう。
2. 情報が分散：申請書は紙、タスク管理はExcelやメール、備品リストは共有フォルダと、必要な情報がバラバラに存在している。
3. 本来業務への注力困難：問い合わせ対応や簡単な事務作業に時間を取られ、戦略的なコスト削減や従業員満足度（ES）向上といった重要業務に手が回らない。

これらの課題を解決し、総務部門を戦略的なバックオフィスへと変革する鍵が、業務を一元管理できるプラットフォーム、kintoneの活用にあります。

目次

「属人化」を防ぐ！総務業務のフロー化と標準化

kintoneを活用すれば、複雑な総務業務のプロセスを「アプリ」という形で定義し、標準化することができます。これにより、誰でも同じ手順で業務を進められるようになり、属人化を解消します。

事例1：備品・資産管理のデジタルシフト

社員から「ボールペンが欲しい」「PCを交換したい」といった備品・資産に関する申請は、総務部門にとって日常茶飯事の業務です。

• kintoneでの解決：「備品申請アプリ」を構築し、申請から承認、払い出し、在庫更新までの一連の流れをアプリ上で完結させます。さらに、「資産台帳アプリ」と連携させ、どのPCを誰がいつ使用しているかを一元管理します。

• 導入メリット：
◦ 申請フローの明確化：申請者が迷わず申請でき、承認漏れがなくなります。
◦ 在庫の可視化：リアルタイムの在庫状況が把握でき、発注タイミングの最適化によるコスト削減に繋がります。
◦ 棚卸しの効率化：資産情報が常に最新化されるため、年に一度の棚卸し作業の負荷が劇的に軽減します。

コミュニケーションをシンプルに：問い合わせ対応の効率化

総務部門は、社内からの「なんでも問い合わせ」窓口になりがちです。対応履歴がメールやチャットに分散すると、過去の事例を探すのに時間がかかります。

kintoneによるナレッジ共有

• kintoneでの解決：「社内FAQアプリ」を構築し、よくある質問とその回答をデータベース化します。また、個別の問い合わせは「総務問い合わせ管理アプリ」で記録し、進捗状況を可視化します。

• 導入メリット：
◦ 対応時間の削減：職員はFAQを検索することで自己解決できるようになり、総務部門への問い合わせ件数が減少します。
◦ 対応品質の均一化：担当者によって対応が変わることがなくなり、職員満足度が向上します。
◦ コミュニケーションの活性化：アプリ内のコメント機能を使えば、問い合わせ対応中に他のメンバーに簡単に相談でき、情報共有がスムーズになります。

バックオフィスを戦略部門へ：コア業務への集中

kintoneは、日々のルーティンワークを効率化することで、総務部門を事務処理中心の部門から、会社全体の生産性向上に貢献する戦略部門へと変革させることを可能にします。

• 契約書管理の効率化：契約書データと更新期限をkintoneで管理し、自動でリマインド通知を行うことで、期限切れのリスクを防止します。

• イベント運営のデジタル化：社内イベントの参加者募集、出欠管理、アンケート回収などをkintoneアプリで行い、集計作業を自動化します。

これらの自動化・効率化によって生まれた時間を、従業員エンゲージメントを高める施策の企画や、より良いオフィス環境の設計といった、企業の成長に直結するコア業務に振り分けることができるようになります。

まとめ：総務部門こそkintone活用の「トップランナー」に

総務部門の業務は多岐にわたるため、一つのシステムで全てをカバーすることは困難でした。しかし、kintoneの柔軟なアプリ作成機能と外部連携力があれば、バラバラだった業務を一つに統合し、効率的なバックオフィスを構築できます。

kintoneを導入する目的は、単なる業務のデジタル化ではなく、「従業員が気持ちよく働ける環境づくり」という総務部門のミッションを最大限にサポートすることです。

自社の総務業務のどこに「非効率」が潜んでいるのか。その課題抽出から最適なアプリ構築、そして社内への浸透まで、私たちシステムクレイスが伴走し、御社のバックオフィス改革を成功に導きます。

お問い合わせ

kintoneアプリの開発・カスタマイズに関するご相談・ご質問などお気軽にお問い合わせください