士業におけるkintoneの活用方法とは：専門性を活かすための効果的な活用方法を解説

はじめに：士業が直面する「管理業務」の重圧と「機密性」の課題

弁護士、公認会計士、税理士、社会保険労務士などの「士業」の専門家は、クライアントへの高品質なサービス提供と高度な専門知識の提供が本業です。しかし、専門業務を支えるバックオフィスでは、以下のような課題に直面しがちです。

1. アナログな案件管理：クライアントごとの案件進捗、対応履歴、期限管理などがExcelや紙の台帳で管理され、見落としや期限切れのリスクが高い。
2. 煩雑な請求・入金管理：クライアントへの作業時間に基づく請求や、顧問料の入金管理が手作業で行われ、経理業務が煩雑化している。
3. 機密性の確保と情報共有の両立：高度な機密情報を取り扱うため、情報共有に慎重にならざるを得ず、結果として所内での連携がスムーズにいかない。

本業である専門知識の提供に集中し、クライアントへのサービス品質を向上させるためにも、これらの管理業務のデジタル化と効率化は急務です。kintoneは、その柔軟性と強固なセキュリティ機能で、士業のデジタル化を強力にサポートします。

専門業務の核となる「案件管理」の徹底的な効率化
事例1：クライアント別案件進捗管理
機密性を保ちながら「所内連携」を強化
セキュリティと共有のバランス
本業に集中するための「経理・総務」業務の効率化
まとめ：管理の「負荷」を減らし、専門の「価値」を高める

専門業務の核となる「案件管理」の徹底的な効率化

士業における案件管理は、単なる進捗管理ではなく、「クライアント満足度」と「収益性」を左右する生命線です。kintoneは、案件の情報を一元化し、確実な期限管理を実現します。

事例1：クライアント別案件進捗管理

• kintoneでの解決：「クライアント案件管理アプリ」を構築。クライアント名、案件種別（例：確定申告、訴訟対応、顧問契約）、担当者、対応履歴、提出期限を全てアプリで管理します。

• 導入メリット：
◦ 期限管理の自動化：期限日を登録しておけば、担当者や責任者に自動でリマインド通知が送られるため、「うっかりミス」による期限遅延リスクを排除できます。
◦ 履歴の可視化：クライアントとの面談記録、メールでのやり取り、内部の検討履歴をアプリ内のコメント欄に集約することで、担当者が変わってもスムーズに引き継ぎが可能です。
◦ 工数管理：案件ごとにかかった作業時間を記録することで、請求の根拠を明確にし、次年度の顧問料設定などの経営判断に役立てることができます。

機密性を保ちながら「所内連携」を強化

士業の業務では、情報の機密性は最も重要です。kintoneの柔軟なアクセス権設定機能は、高度なセキュリティを確保しつつ、必要な情報だけを共有する環境を実現します。

セキュリティと共有のバランス

• kintoneでの解決：
◦ 厳格なアクセス権設定：クライアントの機密情報を含むアプリに対し、案件担当者や責任者など、特定のメンバーのみが閲覧・編集できるようなアクセス権を細かく設定します。
◦ 情報共有の場としての活用：案件に紐づくディスカッションや、法改正に関する情報共有は、kintoneの「スペース」機能を活用し、部署やチーム内でオープンに意見交換する場を設けます。

• 導入メリット：
◦ 情報漏洩リスクの低減：紙や個人のPC内に分散していた機密情報を、アクセス権が管理されたクラウド環境に集約することで、セキュリティレベルが向上します。
◦ ノウハウの蓄積：特定の事例や判例に関する検討内容を所内全体に安全に共有することで、若手職員の育成や所全体の知識レベル向上に貢献します。