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kintoneで進捗管理をする際のポイントとは？
具体的な活用例も紹介

はじめに：進捗管理が「うまくいかない」組織の共通点
プロジェクトや案件の進捗管理は、ビジネス成功の鍵です。しかし、「進捗管理がうまくいっていない」と感じる組織には、共通する課題があります。

1. 進捗状況の「ブラックボックス化」：個人のExcelやメールで情報が管理され、マネージャーや関係者がリアルタイムな状況を把握できない。
2. 報告作業の負荷：現場の担当者が、本業とは別に「報告のための報告書作成」に追われ、疲弊してしまう。
3. 課題の先送り：問題が発生しても、すぐに共有・エスカレーションされる仕組みがなく、手遅れになってしまう。

kintoneは、これらの課題を解消し、「現場の負荷を最小限に、管理者が必要な情報をリアルタイムに把握できる」理想的な進捗管理を実現します。

目次

成功する進捗管理の土台：「一元管理」と「見える化」

kintoneで進捗管理を成功させるための最初のステップは、情報とプロセスを一つのアプリに集約し、「見える化」することです。

活用例1：タスクと進捗のトラッキングアプリ

• kintoneでの解決：「案件別進捗管理アプリ」を作成します。アプリには、案件名、担当者、期限、進捗ステータス（例：未着手、進行中、レビュー待ち、完了）、そして「最新の状況」を記録するコメント欄を設けます。

• 導入メリット：
◦ リアルタイムな状況把握：担当者が日々の作業のついでにアプリに情報を入力するだけで、マネージャーは一覧画面やグラフで全案件のステータスを即座に確認できます。
◦ 報告作業の削減：報告書を別途作成する必要がなくなり、現場担当者は作業時間を本業に集中できます。
◦ ボトルネックの発見：進捗ステータスを円グラフなどで可視化することで、「レビュー待ち」や「遅延」している案件を直感的に把握でき、迅速な対応（ボトルネックの解消）につながります。

進捗を確実にする「自動化」と「コミュニケーション」の仕組み

ただ情報を記録するだけでなく、kintoneの自動化機能とコミュニケーション機能を活用することで、進捗をより確実なものにできます。

ポイント：アラートとコメントの活用

1. 期限超過アラートの自動化：案件の「期限日」と「進捗ステータス」を条件とし、期限が迫っているにもかかわらずステータスが「完了」になっていない場合、担当者やマネージャーに自動で通知（リマインド）を送る設定をします。これにより、手動での確認作業が不要になります。

2. 現場主導の課題共有：kintoneのコメント機能やメンション機能（@担当者名）を積極的に活用します。問題が発生した場合、すぐに案件レコード内で担当者や専門家を呼び出し、課題解決のための議論をその場（案件情報に紐づく場所）で行うことが重要です。これにより、情報がメールやチャットに分散するのを防げます。

3. ガントチャート連携：kintoneの標準機能やプラグインを使って、案件の開始日・終了日を基にしたガントチャートを自動生成することで、プロジェクト全体のスケジュール感を視覚的に把握できます。

kintoneだからできる「進捗管理の継続的な改善」

進捗管理の方法は、組織やプロジェクトによって最適な形が異なります。kintoneは、その柔軟性により、運用しながら最もフィットする方法へと進化させることができます。

• 項目の柔軟な変更：運用する中で「この項目は不要だった」「この新しいステータスが必要だ」といった現場の意見が出た際も、プログラミング不要で管理者自身がアプリのフォームをすぐに修正できます。

• 部署間のデータ連携：営業部門の「受注案件アプリ」と、開発部門の「進捗管理アプリ」をルックアップ機能やプラグインで連携させることで、契約情報が自動で開発アプリに流れ、手入力の手間とミスをなくせます。

まとめ：「報告」ではなく「管理」のためのツールへ

kintoneで進捗管理を成功させるポイントは、「報告作業の効率化」に留まらず、「リアルタイムでの課題発見と迅速な対応」という本来の管理目的を達成することにあります。現場の負担を減らし、管理者が必要な時に必要な情報にアクセスできる仕組みこそが、kintoneが提供する価値です。

あなたの組織の進捗管理において、どこに最も大きなボトルネックがあるのか。その課題を明確にし、現場が使いこなせる最適なアプリ設計を行うための支援は、私たちシステムクレイスにお任せください。

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