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kintoneを活用した備品管理のポイント

はじめに：備品管理が「見えないコスト」になる理由
オフィスや事業所で使用される備品・消耗品は、業務を円滑に進めるために不可欠です。しかし、この「備品管理」が非効率になっていると、以下のような「見えないコスト」として企業に重くのしかかります。

1. 過剰在庫・欠品リスク：在庫数が不透明なため、不要な備品を過剰に発注したり、逆に急に必要な備品が欠品して業務がストップしたりする。
2. 煩雑な申請・承認フロー：従業員からの備品申請が紙やメールでバラバラに行われ、総務担当者の転記作業や確認作業に多くの時間が取られる。
3. 資産の所在不明：PCやスマートフォンなどの高額な固定資産の利用者が追跡できず、棚卸し時に所在が不明になる。

kintoneは、これらの「見えないコスト」を排除し、備品管理を「資産効率を高める戦略的な業務」へと変革させます。

目次

管理を楽にする「備品台帳」と「申請フロー」の連携

kintoneでの備品管理の核となるのは、「備品台帳アプリ」と「備品申請アプリ」の連携です。これにより、申請から出庫、在庫更新までの一連の流れをデジタルで自動化できます。

活用例1：備品申請から在庫更新までの自動化

• kintoneでの解決：
◦ 備品台帳アプリ：品名、品番、現在の在庫数、最低発注数、保管場所をマスタ情報として管理します。
◦ 備品申請アプリ：従業員からの申請を受け付けます。このアプリは備品台帳から品目をルックアップし、申請が「承認」された時点で、JavaScriptカスタマイズや外部連携により備品台帳アプリの在庫数を自動で減少させます。

• 導入メリット：
◦ リアルタイムな在庫把握：在庫数が常に最新の状態に保たれるため、管理者は在庫状況を常に正確に把握でき、発注タイミングの最適化に繋がります。
◦ 申請・承認の迅速化：紙の回覧が不要になり、申請から出庫までのリードタイムを短縮できます。

kintoneだからできる「資産管理」への拡張

事務用品だけでなく、PC、モバイル端末、ソフトウェアライセンスといった固定資産の管理にもkintoneは真価を発揮します。

ポイント：資産の「利用者」と「所在」の見える化

1. 高額資産のトラッキング：「固定資産管理アプリ」を作成し、資産ごとに「取得日」「減価償却情報」に加え、「現在の利用者」と「貸与開始日」を紐づけて管理します。

2. 棚卸の効率化：資産アプリをモバイルからアクセスし、現物確認時にその場でステータスを更新するだけで棚卸作業が完了します。紛失資産の特定が容易になります。

3. ライセンス期限管理：ソフトウェアライセンスのアプリを作成し、利用可能なライセンス数と「更新期限」を管理します。期限前に自動でアラート通知を送ることで、契約更新漏れを防ぎ、余分なライセンス費用を削減できます。

「発注」と「コスト」の最適化

備品管理データを単に記録するだけでなく、コスト削減の戦略的なデータとして活用します。

• 発注点管理の自動化：備品台帳アプリの在庫数が「最低発注数」を下回った場合、自動で総務担当者に発注を促す通知を送る仕組みを設定します。

• 部門別コスト分析：備品申請アプリに「利用部門」の項目を追加し、期間ごとの利用実績を集計することで、どの部門で、どのような備品が多く使われているかを分析し、部門間のコスト意識向上や無駄な利用の抑制に役立てます。

まとめ：備品管理は「攻め」のバックオフィス業務へ

kintoneを活用した備品管理は、単なる台帳管理から脱却し、「在庫の最適化」「コストの削減」「資産の保全」を実現する戦略的なバックオフィス業務へと進化します。

「Excel管理から脱却したいが、どこからアプリを設計すればいいか分からない」といった初期段階のお悩みも、私たちシステムクレイスにご相談ください。貴社の備品管理業務をスムーズにデジタル化し、総務部門の負担軽減とコスト削減に貢献いたします。

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