kintoneで「見える化」する予算管理のポイント

はじめに：予算管理が「形骸化」してしまう根本原因
企業経営において、予算管理は目標達成のための羅針盤です。しかし、多くの企業で予算管理が「形骸化」してしまう原因は、以下のような「情報の断絶」にあります。

1. 予算と実績の分離：予算策定はExcelで行われ、実績は会計システムに記録されるため、両者の比較が手間になり、リアルタイムで現状を把握できない。
2. 部門間の情報共有不足：各部門の予算進捗状況が不透明で、全社的なリソースの再配分や迅速な経営判断が遅れる。
3. 策定プロセスの非効率：予算案の収集、集計、承認、修正指示といったプロセスがメールや紙で行われ、策定業務そのものに膨大な時間がかかる。

kintoneは、この予算管理プロセスを「策定」「進捗管理」「分析」の全てのフェーズでデジタル化し、予算と実績のギャップをリアルタイムで「見える化」します。

予算策定プロセスを「透明化」し、迅速化する
活用例1：部門別予算案の収集と承認フロー
予算と実績を「リアルタイム」で比較・追跡する
ポイント：API連携による実績の取り込み
kintoneによる「予算のPDCAサイクル」の実現
まとめ：予算管理を「過去の記録」から「未来の羅針盤」へ

予算策定プロセスを「透明化」し、迅速化する

予算策定は、部門間の調整や承認に多くの時間が割かれる業務です。kintoneは、この煩雑なプロセスをワークフロー化し、効率化します。

活用例1：部門別予算案の収集と承認フロー

• kintoneでの解決：
◦ 部門別予算策定アプリ：各部門の担当者が、設定されたフォーマットに従い、部門目標と費用予算案をkintoneから直接入力・提出します。
◦ プロセス管理機能の活用：提出された予算案に対し、上長、経理部門、経営層への承認ルートを設定。差し戻しや修正指示の履歴も全てレコードに残ります。

• 導入メリット：
◦ 集計作業のゼロ化：各部門から提出されたデータはkintone内で自動的に集計されるため、経理部門のExcelでの転記・集計作業が不要になります。
◦ 承認の迅速化：承認状況が可視化され、誰の承認で滞留しているかが一目瞭然となるため、承認プロセスの遅延を防げます。

予算と実績を「リアルタイム」で比較・追跡する

予算管理の最大の課題は、「予算」と「実績」のデータの乖離です。kintoneは、外部システム（会計システムなど）との連携により、このギャップを埋めます。

ポイント：API連携による実績の取り込み

1. 実績データの自動連携：会計システムや販売管理システムから実績データ（売上、費用）をkintoneの「実績管理アプリ」に自動連携させます（API連携や外部連携サービスを利用）。

2. 進捗状況の可視化：「予算管理アプリ」と「実績管理アプリ」を連携させ、レコードごとに「予算額」「実績額」「達成率」を自動計算させます。

3. ダッシュボードでの全体俯瞰：kintoneのグラフ機能やポータル機能を使って、全社の売上予算達成率、部門別の経費予算消化率などを自動で集計・グラフ化し、経営層や各部門長が瞬時に現状を把握できるダッシュボードを構築します。

kintoneによる「予算のPDCAサイクル」の実現

予算管理は、一度作って終わりではありません。実績との差異を分析し、次のアクションに繋げるPDCAサイクルを回すことが重要です。

• 差異分析と対策の記録：予算管理アプリ内に「差異分析」と「対策アクション」のフィールドを設け、予算と実績に大きな乖離が生じた際、その原因と実行すべき対策を記録させます。これにより、単なる数値の記録ではなく、「なぜそうなったか」「次どうするか」という経営的な示唆をデータに持たせることができます。

• フォーキャスト（見込み）管理への拡張：期中の予算残額に対し、「今後の売上見込み（フォーキャスト）」のデータを部門から集め、予実対比だけでなく「予算と見込みの比較」も可視化することで、迅速な着地見込みの修正と対策を可能にします。

まとめ：予算管理を「過去の記録」から「未来の羅針盤」へ

kintoneを活用した予算管理は、Excel集計の手間をなくし、予算策定の迅速化と、予算と実績のリアルタイムな見える化を実現します。これにより、経営層はデータに基づいた迅速な意思決定が可能になり、部門は予実差異の早期発見と対策に集中できます。

「現在の予実管理がExcelで限界に来ている」「会計システムと予算データをスムーズに連携させたい」といった具体的な課題は、私たちシステムクレイスのkintone連携ノウハウで解決できます。

予算管理のデジタル化を通じて、貴社の経営スピード向上をご支援いたします。

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