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勤怠管理の“困った”を解決するkintone、その魅力とは

従来の勤怠管理は、紙のタイムカードやExcelなどを用いた手作業での運用が一般的でした。しかし近年では、リモートワークの普及や働き方改革の進展に伴い、リアルタイムでの勤怠状況の把握や、従業員ごとに異なる勤務形態への対応、さらに申請や承認のフローを効率化することなど、新たなニーズがますます高まってきています。

そこで注目を集めているのが、サイボウズが提供する業務改善プラットフォーム「kintone（キントーン）」です。kintoneは、ノーコード／ローコードによる柔軟なアプリ開発が可能で、専門的なプログラミング知識がなくても、ユーザー自身が自社の業務内容や運用スタイルに合わせた「勤怠管理アプリ」を構築できる点が大きな魅力となっています。

このkintoneを活用することで、以下のようなさまざまな効果が期待できます。
・リアルタイムでの勤怠データの記録・集計
・休暇申請や残業申請のアプリ上での完結
・承認ワークフローの自動化
・他の業務アプリとの連携による一元管理

特に中小企業にとって、kintoneの導入は非常に有効な手段といえます。その理由は、比較的低コストで導入できるうえ、自社の業務内容や運用ルールに合わせて、柔軟に最適化された勤怠管理システムを構築できる点にあります。現在、Excelを用いた勤怠管理に限界を感じている企業にとっては、kintoneの柔軟性や拡張性が大きな魅力となるでしょう。

さらに、勤怠データを蓄積・分析することで、従業員ごとの労働状況や業務負荷の可視化が可能になり、労務上のリスクを早期に察知・対処することにもつながります。働き方改革への対応や、36協定の遵守、コンプライアンスの観点からも、kintoneを活用した勤怠管理は、今後ますます重要性を増していくと考えられます。

【関連リンク】
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kintoneでの勤怠管理を導入すべき企業とは

どのような企業が、kintoneを活用した勤怠管理で最大のメリットを得られるのでしょうか。先述したようなkintoneの魅力を存分に活かし、特に導入をおすすめしたい企業には以下の3つの特徴があります。

① 勤務体系が標準的でシンプルな企業

従業員数が比較的少なく、出退勤や休憩、残業といった標準的な就業ルールで運用している企業は、kintoneの導入を強くおすすめします。複雑なシフト管理や特殊な計算ロジックを必要としないため、kintoneの標準機能や無料で使えるテンプレート、手軽な勤怠管理プラグインを組み合わせるだけで、従来のタイムカードに代わる自社にぴったりな勤怠管理アプリを短期間かつ低コストで構築することが可能です。スマートフォンやICカードを用いた正確な出退勤管理もスムーズに実現できます。

② すでに社内でkintoneを導入・活用している企業

社内の他部門や別業務でkintoneを導入している企業にも最適です。勤怠管理のために新たな専用システムを個別に契約するよりも、追加コストを大幅に抑えることができます。さらに、従業員が日常的に使い慣れている画面や操作感のまま打刻や有給申請を行えるため、新しいツールの使い方を覚えるストレスがなく、現場への定着が非常にスムーズに進むという大きな利点があります。

③ 勤怠データと他の社内業務データを一元化したい企業

「どのプロジェクトに何時間費やしたか」という工数管理や、営業日報、交通費精算など、他の社内業務と勤怠データを連携し、情報を一元化したいと考えている企業にとって、kintoneは非常に強力なプラットフォームとなります。これまで複数のシステムやExcelに分散しがちな情報をkintone上に集約し、さらに給与計算ソフトなどと適切にデータを繋ぐことで、労務管理を含むバックオフィス全体の業務効率を飛躍的に向上させることができるでしょう。

kintoneを活用した勤怠管理をスムーズに定着させる4つのステップ

kintoneは直感的にアプリを作成できる手軽さが魅力ですが、最初から「あれもこれも」と複雑な機能を詰め込んだり、いきなり全社で一斉に導入したりすると、現場のスタッフが使いこなせず、かえって混乱を招くリスクがあります。

現場の負担を減らし、スムーズに新しい勤怠システムを定着させるためには、以下の4つのステップで段階的に進めるのが失敗しないための鉄則です。

① 現状の課題洗い出しと「最低限の要件」の定義

まずは、現在の勤怠管理で「何が一番のボトルネックになっているか（打刻ミスが多い、集計作業が重いなど）」を明確にします。その上で、フレックス制や時短勤務など自社の就業ルールを整理し、システム化すべき「必要最低限の機能」を決定します。この段階で、現状の複雑すぎる社内ルール自体をシンプルに見直すことも、システム化を成功させる重要なポイントです。

② スモールスタートでのアプリ構築（プロトタイプ作成）

要件が固まったら、まずは出退勤時間の入力と自動集計などといった基本機能だけを備えたシンプルなアプリを作成します。kintoneには勤怠管理の無料テンプレートも用意されているため、それらをベースに自社用の入力項目を少しずつカスタマイズしていくと、短期間でプロトタイプを構築できます。

③ 一部の部署やチームでのテスト運用

アプリができあがっても、すぐに全社へ展開するのは避けましょう。まずは人事・総務部門や特定の部署など、少人数のチームで1〜2週間ほどのテスト運用を行います。「スマートフォンの画面から打刻しやすいか」「押し間違いが起きないか」「集計データにズレはないか」など、現場のリアルな声を拾い上げ、アプリの修正やプラグインの追加を行います。

④ マニュアルの整備と全社への本格展開

テスト運用と改善を繰り返し、使い勝手に問題がないことを確認できたら、いよいよ全社展開です。入力方法や申請の手順をまとめた動画や画面キャプチャなどの簡単なマニュアルをkintoneのポータル画面に掲示しておくと、従業員からの問い合わせを減らし、スムーズな移行を実現できます。

kintoneで勤怠管理を始めるときに知っておきたい設計のポイント

kintoneで勤怠管理を行うためには、専用のアプリを構築する必要があります。ただし、すべてを一から作成する必要はありません。あらかじめ基本的な設計のポイントを理解しておけば、自社の業務内容に適したアプリを効率的かつ短期間で開発することが可能です。必要な機能や運用フローを明確にしたうえで構築を進めることで、実務に即した使いやすい勤怠管理システムを実現できます。

① 勤怠の打刻・申請項目の設計

まずは、「出勤・退勤の打刻」や「休憩時間の入力」、「残業・有給休暇・早退などの各種申請」といった勤怠管理の基本的な項目を、アプリ上でどのように管理するかを慎重に検討することが重要です。特に打刻については、モバイル端末から簡単に入力できることや、ワンクリックで操作が完了することが望ましいと言えます。また、入力ミスを防止するためには、必須項目の設定を行うとともに、選択式の入力項目を積極的に活用することが非常に効果的です。こうした工夫により、正確でスムーズな勤怠管理が実現できます。

② ワークフロー設計（承認フロー）

上長への申請や承認のプロセスは、kintoneの「プロセス管理」機能を活用することでスムーズに実装することが可能です。この機能を利用することで、これまで口頭やメールで行われていた承認業務を明確かつ一元的に管理できるようになり、申請から承認までの履歴をしっかりと記録として残すことができます。特に、有給休暇や残業申請などでは、社内のルールや規定に沿った適切な処理が求められるため、これらのルールを分かりやすく可視化した承認フローを設計することが非常に重要となります。こうした仕組みを整えることで、業務の透明性が向上し、トラブル防止にもつながります。

③ 月次集計の自動化

kintoneのレコード集計機能やフィールドの計算機能を活用することで、「月間の勤務時間」や「残業時間」といったデータを自動的に算出することが可能です。さらに、これらの集計結果をグラフなどで視覚的に表示することで、従業員の勤務状況をより一目で把握しやすくなります。加えて、kintoneの標準機能に加え、JavaScriptによるカスタマイズや専用プラグインを組み合わせることで、さらに高度な自動化や複雑な集計処理を実現することもできます。こうした機能を活用することで、勤怠管理の効率化と精度向上が期待できます。

④ 関連アプリとの連携

勤怠データは単独で管理するよりも、他の業務アプリと連携させることで、より大きな効果を発揮します。例えば、「プロジェクト別工数入力アプリ」や「給与明細アプリ」と連携することで、月次の処理作業を大幅に軽減することが可能です。

また、kintoneではアプリの複製やテンプレートの活用が容易にできるため、試行錯誤を重ねながら自社に最適な勤怠管理の仕組みを段階的に整えていくことができます。まずはシンプルな構成から導入し、必要に応じて機能を追加・拡張していくことが、円滑な運用と成功のための重要なポイントとなります。

プラグインを活用して、日常の勤怠業務をよりスマートに

kintoneの大きな魅力のひとつに、「プラグインによる拡張性」が挙げられます。特に勤怠管理の分野では、打刻作業の自動化や外部システムとの連携強化、そして操作性の向上を図るために、プラグインの導入が非常に効果的です。これにより、日々の勤怠管理業務をよりスムーズに、効率良く進めることが可能になります。

よく使われるプラグインの例を紹介します。

・キンコン
ICカードやスマートフォンでの打刻に対応し、勤怠情報を自動でkintoneに連携します。これにより、出退勤の把握や原価・工数管理など、幅広い業務に活用可能です。


・有給休暇管理プラグイン
有給申請アプリと休暇管理アプリを連携させることで、申請・承認・残日数の確認までをkintone上で一元管理できます。


・DataCollect
複数のアプリやフィールドに散らばったデータを一元的に集計・計算できるツールです。出勤・退勤時間や残業時間を集計し、労働状況の把握に役立ちます。

また、勤怠管理における複雑な要件に対応するために、自社で開発したプラグインやJavaScriptによるカスタマイズと組み合わせて利用することも非常に有効です。例えば、フレックス勤務制度や裁量労働制など、一般的な勤怠管理システムでは対応が難しい特殊な条件にも、kintoneであれば柔軟に設計・対応することが可能です。さらに、プラグインの導入は比較的低コストで既存のアプリに機能を追加できるため、限られた開発リソースで運用している企業にとって、大変魅力的な選択肢と言えるでしょう。

【関連リンク】
kintoneプラグイン開発ガイド/開発の方法や流れについて解説
kintoneのプラグイン・Javascript開発一覧から学ぶ業務の効率化
kintoneのおすすめな有料プラグインを紹介

【導入事例】kintoneで勤怠管理はどう変わる？具体的な活用イメージ

実際にkintoneを導入し、勤怠管理の課題を解決した企業のモデルケースをいくつかご紹介します。

① 月末の集計作業を「15分から1秒」へ短縮した事例（建設業）

現場の職人から提出される紙の出勤簿を、月末に担当者がExcelへ手作業で入力している企業がありました。従業員1人あたり15分ほどかかっていた確認や集計作業が大きな負担となっていましたが、kintoneと集計プラグインを組み合わせ、スマートフォンからの打刻へと運用を変更しました。

入力データが自動で計算される仕組みを構築したことで、リアルタイムでの残業時間や工数の可視化が実現。月末の集計作業はボタンを1クリックするだけで完了するようになり、月間数十時間もの業務削減に成功しています。

② チャットツールとの連携で現場スタッフの打刻漏れを解消した事例（サービス業）

パソコンを開く機会が少ない現場スタッフにとって、勤怠システムへのログイン自体が手間で、打刻漏れが頻発しているケースも少なくありません。そこで、普段の業務連絡で使用している「LINE WORKS」などのチャットツールとkintoneをAPIで連携させるという解決策があります。

チャット画面で「業務開始」「業務終了」とメッセージを送るだけで、kintone上の勤怠アプリに自動で打刻される仕組みを構築した結果、スタッフの心理的な入力ハードルが下がり、打刻漏れが劇的に減少しました。

③ 年間数万枚の紙を削減し、各種申請をオンライン化した事例（製造業）

有給休暇や残業申請、交通費の精算などがすべて紙の申請書で運用されており、押印のための出社や書類紛失のリスクに悩まされていた企業では、kintoneの「プロセス管理（ワークフロー機能）」が活躍しました。

これまで20種類以上あった紙の申請書をすべてkintone上でアプリ化したことで、従業員はスマートフォンからいつでもどこでも申請や承認を行えるようになりました。承認までのスピードが大幅に向上しただけでなく、年間数万枚にのぼるペーパーレス化も同時に実現しています。

【関連リンク】
kintoneの業種別・部署別の活用事例をご紹介

まとめ

勤怠管理は企業運営において非常に重要な業務ですが、その運用方法によっては大きな非効率やミスを招くことも少なくありません。そこで、サイボウズが提供する「kintone」を活用することで、自社の業務に最適化された勤怠管理アプリを低コストで導入でき、業務の効率化やミスの削減、さらには情報の一元管理が実現可能となります。さらに、プラグインを利用することで操作性が向上し、より柔軟で使いやすい運用が可能になる点も大きなメリットです。

まずは、現在の勤怠管理における課題をしっかりと洗い出し、kintoneを用いて具体的にどの部分を改善できるかを明確にすることから始めましょう。

システムクレイスでは、kintoneを活用したアプリ開発やシステム連携をトータルでサポートしております。30年にわたるシステム導入・運用の確かな実績と専門的な技術をもとに、勤怠管理をはじめとする各種システムの開発を低コスト・短納期でご支援し、貴社のkintoneをより使いやすい環境へと導きます。「これから導入を検討したい」という方はもちろん、「すでにkintoneを活用しているが、もっと自社のルールに合わせてカスタマイズしたい」「既存の給与システムと連携させたい」などのお困りごとがございましたら、ぜひお気軽にご相談ください。