kintoneを社内に導入することを考えていたり、すでに導入しているものの、なかなか思うように活用ができていなかったりすることもあるでしょう。その場合にはkintoneでできることとできないことをそれぞれ確認しておくことをおすすめします。
今回は、kintoneでできることとできないこと、できないことを埋めるためのポイントをご紹介します。
kintoneとは、サイボウズ株式会社が提供する、プログラミングなしで、誰もが手軽に業務アプリを開発できるクラウド型のプラットフォームです。
すでに多くの企業が導入しており、テンプレートとなるサンプルアプリを用いて、自社の業務に適したアプリの開発が可能です。
さらに、kintoneはその柔軟性と拡張性から、様々な業種・業態に対応できます。例えば、製造業では生産管理や品質管理、流通業では在庫管理や配送管理、サービス業では顧客管理や予約管理など、多岐にわたる業務をサポートします。
特に、中小企業やスタートアップ企業にとっては、初期投資を抑えつつ、業務効率を大幅に向上させることができるため、導入のメリットは大きいと言えます。
また、kintoneは多言語対応しており、グローバル展開を視野に入れている企業にも適しています。これにより、海外拠点とのデータ共有やコミュニケーションもスムーズに行うことが可能です。導入後のサポート体制も充実しており、トレーニングやサポートデスクを通じて、利用者が安心してシステムを活用できる環境が整っています。
これらの点を踏まえると、kintoneは多くの企業にとって、業務効率化と情報管理の強力なツールとなるでしょう。
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kintoneには、次のような特徴があります。
・システムを手軽に開発可能
kintoneでは、業務内容に適した基幹システムや業務システムを手軽に開発することができます。先述の通りサンプルアプリを用いれば、多少の設定だけですぐにでも使い始められます。また、プラグインも多く存在し、欲しい機能を手軽に実装することができます。
外部サービスと連携させたいといったニーズにもkintoneは応えてくれます。API連携機能があり、APIを通じて外部サービスと連携させられます。例えば、自社の既存のシステムとデータ連携させて業務を行うといったことも容易に行えます。
・コミュニケーションもスムーズに行える
kintoneは、複数のメンバー同士がスムーズにやりとりできるコミュニケーション機能を有します。kintoneを社内SNSや社内ポータルとして利用しているケースも少なくありません。情報が一元管理され、コミュニケーションがスムーズに行き、情報共有が円滑にできる場となるからです。
・セキュリティが高い
kintoneの特徴として、セキュリティの高さも挙げられます。クラウドサービスであるため、データのバックアップや災害対策がしっかりと行われており、万が一のデータ消失リスクを軽減します。また、アクセス権限の設定が細かく行えるため、必要な情報だけを特定のユーザーに共有することが可能です。これにより、情報漏えいや不正アクセスを防ぐことができます。
・定期的なアップデートがある
kintoneは定期的にアップデートが行われ、新機能の追加やセキュリティの強化が図られているため、常に最新の状態で利用することができます。これにより、企業は安心してkintoneを活用することができ、業務効率の向上を実現できます。
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kintoneでできることをまとめてご紹介します。
kintoneでは、業務アプリを手軽に開発して利用できることはお伝えしましたが、その種類は目的は非常に豊富です。
例えば、多くの企業に汎用的な在庫管理、案件管理、顧客管理、予実管理、タスク管理、スケジュール管理、帳票発行、勤怠管理など幅広い管理業務に対応します。
kintoneは、カスタマイズにより、機能の追加と拡充をすることができます。カスタマイズ方法はプラグインを利用すること、JavaScriptの言語でプログラミングを行うこと、外部ツールとのデータ連携による方法が挙げられます。
kintoneのカスタマイズにより、ビジネスプロセスを最適化することが可能です。JavaScriptやCSSを使用して、ユーザーインターフェースの改善、データ処理の自動化、専用の機能追加などを実施できます。また、APIを活用して外部システムとの連携を図り、業務アプリケーションのカスタマイズが容易になります。これにより、企業の特定のニーズに合わせた柔軟な業務フローの構築が可能となり、生産性の向上を実現します。
kintoneでは、データの一元管理が可能です。社内に存在するさまざまなフォーマットのデータを集めてきて、システムに一元管理をすることができます。これにより、これまでできなかった検索も容易になります。データが取り出しやすくなれば、データ分析も進んでいくでしょう。
先述の通り、kintoneでは、コミュニケーションを容易に行えます。
業務を管理する機能だけでなく、コミュニケーションをスムーズに行うことができます。またゲストスペースを用意することもでき、kintoneのアカウントがなくてもアクセスできることから、外部の相手とのコラボレーションも可能です。ゲストスペースにおいては、ゲストのメンバーは、ゲストスペースにある情報のみを閲覧することができます。
kintoneはクラウドサービスであるため、モバイル利用が可能です。外部でモバイル端末を利用して、管理機能を利用できることは、データの現在の状況を確認したり、承認作業が外出先で行えたりと、業務の範囲が広がります。
kintoneでできないことを見ていきましょう。
kintoneは、大量のデータ管理が苦手な側面があります。
kintoneはサービス契約時に「契約ユーザー数 × 5GB」の容量を利用できます。例えば50ユーザーであれば250GBを利用できるということです。
しかし、大量の添付データを情報連携させて、利用したい場合には、容量が足りないことがあります。
※kintone内に添付できるデータ容量は1ファイル1GBまで
kintoneでは、幅広い種類の業務アプリに対応していますが、基本的にデータの集計や管理、分析を行えるアプリとなります。そのため、このようなデータベース方ではない仕組みのシステムを構築したい場合には、工夫が必要です。
多くの場合に行われるのが、社内の基幹業務システムと連携させて利用することです。例えば、販売管理システムや会計システムなどと連携させて必要な機能を利用するといったことが行われています。
kintoneでできないことについては、それを埋める方法があります。ポイントとなることを見ていきましょう。
契約時の容量だけでは足りず、大量のデータ管理を行いたい場合は、別途、容量を増やす方法がいくつかあります。
・ディスク増設オプションを購入する
ディスク増設オプションを購入することで、契約しているドメイン全体で利用できるディスク容量を10GB単位で追加することが可能です。追加した容量は、全ユーザーで利用できます。
kintoneの契約形態とは別になります。
月額は10GBあたり1,100円（税込）です。（※2024年10月現在の価格）
・添付ファイル保存プラグインを利用する
kintoneではアプリによっては添付ファイル機能を利用することができるものがあります。アプリに保存されるデータと、添付ファイルとして保存されるデータは切り離されており、別のデータ扱いとなっています。
この添付ファイルを、添付ファイル保存用のプラグインで管理するようにすれば、kintone内の添付ファイルを削除でき、使える容量を増やすことができます。添付ファイル保存用のプラグインも使用には費用がかかりますが、kintoneの容量追加よりも安価に済むことがあるため、選択肢の一つとなります。
データベース型だけでなく、複雑な機能を実装したアプリを構築したい場合には、専門業者に基幹業務システムとの連携をはじめとしたカスタマイズを行ってもらうことがおすすめです。自社の課題やニーズに合わせたアプリの開発を進めることができるでしょう。
kintoneでできることとできないことをご紹介しました。kintoneではさまざまな業務アプリを開発、利用できる上に、コミュニケーション機能も充実しており、多くの企業において利活用が進んでいます。
さらにその活用の幅を広げるためには、自社仕様にカスタマイズするのがおすすめです。
システムクレイスでは、kintoneアプリ開発・カスタマイズサービスをご提供しており、多数の実績や専門知識をもとに、貴社に最適なアプリ開発やカスタマイズをご提供いたします。「kintoneでは、このようなことができるのか知りたい」「kintoneアプリの基本的な機能では実現できないが、カスタマイズでできるようになるか知りたい」などのご要望にもお応えいたします。ぜひお気軽にお問い合わせください。
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