複数のアプリを自由に作成・開発して業務に便利に利用できるkintoneは、社内の基幹システムと連携して利用することもできます。
今回は、基幹システムをkintoneに連携させて利用したいとお考えの方に、kintoneと基幹システムの連携でできることとメリットと連携方法、注意点をご紹介します。ぜひお役立てください。
kintoneとは、サイボウズ株式会社が提供する、プログラミングなしで、誰もが手軽に業務システム（アプリ）を開発できるクラウド型のプラットフォームです。大きな特徴は、業務内容に適したアプリを自ら作成・開発できる点にあります。これまで社内でシステムエンジニアのサポートなしでは容易にできなかったシステム開発も、kintoneでは手軽に素早く可能です。
そのkintoneでは、外部のシステムと連携させることが可能な機能も備わっています。
基幹システムとは、企業の基幹業務で利用する販売管理や生産管理、在庫管理、財務会計などのシステム全般を指します。これらの社内の既存の基幹システムとkintoneとは連携させて利用することができます。
もともとkintoneには、外部システムとの連携機能が備わっています。kintoneは手軽に入力や機能拡充、集計・分析などを行うことができるため、その強みを外部システムの欠点を補う形でも連携利用できます。
連携の仕組みとして定番なのが、API連携です。APIとは「Application Programming Interface（アプリケーション・プログラミング・インターフェース）」の略称で、プログラミングを通じてアプリケーションを利用するための接続口を意味します。外部システムとAPIを通じて連携させることで、kintoneとデータ連携がリアルタイムで実現するなどのメリットがあります。
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Kintoneを基幹システムと連携する際には、主に次の目的で実施されています。
・基幹システムのデータ入力などのフロント利用の効率化のため
kintoneでデータ入力といったフロント部分を担わせ、基幹システムの利用や操作性を高めることで業務効率化につなげる目的で行われることがあります。
・集計・グラフ化・分析を手軽に行うため
kintoneでは、集めたデータを集計したり、グラフ化してビジュアル的にわかりやすく表示したり、データ分析を行ったりすることができる機能が標準で搭載されています。これらの機能を利用すれば、従来の基幹システムではできなかったことも、データ連携させることで、手軽に実施することができます。
・機能を簡易的に追加するため
kintoneの特徴は柔軟に機能を追加できる点が挙げられます。その強みを基幹システムに活かすことができます。基幹システムに新たな機能を実装するとなれば、社内のシステムエンジニアなどに声をかけてプロジェクトとして進める必要がありますが、kintoneと連携させることで、kintone上で柔軟に機能追加が可能になります。
kintoneと基幹システムを連携して実現できることの典型的な例をご紹介します。
・会計管理・請求書の出力
財務会計システムとkintoneとを連携させることで、システム内のデータや請求書の帳票出力が、kintoneを通じて手軽に行うことができます。Excelへの転記なども不要で、帳票がボタン一つで出力できるように実装することもできます。
・商品管理・発注書の出力
従来、Excelで行っていた発注管理の利便性を高めるべく、kintoneと基幹システムとを連携させて商品コードとマスターデータの照会ができるようにした事例があります。発注書の出力もkintoneに担わせることで大幅に業務が効率化します。
・勤怠管理・勤怠状況の入力
勤怠管理システムとkintoneとを連携させることで、kintoneのプロセス管理の機能を活かすことができます。社員がkintoneを通じて残業申請などを行うことで、上長は承認を行い、自動で勤怠管理システムに承認データが蓄積されていきます。社員や上長は勤怠管理システムに直接触ることなく、kintoneから手軽に勤怠申請・管理が可能になります。
・受注管理・データの登録
注文管理システムとkintoneを連携させることで、kintoneを通じて注文情報を情報参照・共有することができます。顧客情報とも連携させることで、店舗ビジネスなどの場合もkintoneで柔軟にデータの参照・登録・利用が可能になります。
kintoneと基幹システムの連携でできることとメリットをご紹介します。
・情報の一元管理
kintoneと複数の基幹システムを連携させることで、従来バラバラに入力や管理をしていた販売管理システムや受注管理システムなどの情報を一元化することができます。kintoneを開けばあらゆる基幹システムへの情報登録や管理が可能な状態にすることができます。
・データ可視化と分析
集計やグラフ化、分析などのkintoneの強みを活かすことができます。例えば基幹システムからのデータをkintone上で自由にデータを抽出して加工、分析してグラフ化などをして情報整理することが可能です。
・スマートフォンからの利用
kintoneはスマートフォンに対応しているため、従来、社内のPCからしか情報登録できなかった基幹システムに対して、kintoneへスマートフォンを通じて外出先からも情報登録することもできます。リアルタイムで基幹システムへ反映させることができます。
・情報閲覧の権限管理
kintoneではアクセスの権限設定ができることから、担当者や役職に応じた情報閲覧のコントロールが可能になります。従来の基幹システムではむずかしかった権限付与やコントロールができるようになることもあります。
上記のように、kintoneと基幹システムを連携させることでさまざまなことができるようになることから、データ連携による情報共有のしやすさや入力の利便性向上、ヒューマンエラーの低減などが期待できます。その結果、業務効率化および生産性向上につながると考えられます。
kintoneと基幹システムは、主に次の方法で連携が可能です。
1.CSVファイルを読み込ませる方法
基幹システムから書き出したCSVファイルを、kintoneにアップロードすることでデータを移行することができます。ただし、この方法は連携というよりも手動でのデータ取り込みとなることは留意が必要です。
2.プラグインで連携する方法
基幹システムにkintoneプラグインが開発されている場合、プラグインを通じて基幹システムのデータを自動連携できます。例えば、汎用的ないくつかのクラウド型会計システムにはそのようなプラグインが存在しており、kintoneへ手軽に会計データを連携させることができます。
3.API連携を活用する方法
API連携を利用すると、基幹システムとkintone間でデータが自動連携できます。データ更新が自動化されることで、手動での更新作業が不要になり、業務効率化が進み、データ転記の際の入力ミスも削減できます。この方法は、プログラミングが必要になり、手軽に誰もが実装できる方法ではないため、専門知識のある技術者が求められます。
4.EAIツールを活用する方法
EAIツールとは、データ連携に特化したもので、直観的な操作で手軽に連携ができるのが特徴です。EAIツールを利用すれば、kintoneへ基幹システムのデータ連携も容易に行えます。複雑な連携を簡素化できるメリットがあります。
kintoneと基幹システムの連携を行う際には、次のことに注意をして行うのをおすすめします。
基幹システムと連携させるといっても、1日1回、1週間に1回など、最適な頻度はさまざまです。また連携すべきタイミングも業務によって変わってくるでしょう。最適な頻度やタイミングは、あらかじめ業務を分析して決定しておく必要があります。それによって連携方法も変わってくる可能性があります。1日1回であれば手動での連携は手間がかかるため、自動化が有効です。反対に1ヶ月に1回で良いのであれば、手動での連携でも問題ないこともあるでしょう。
先述の通り、連携方法はさまざまな種類があり、難易度も変わってきます。最適な連携方法を選ぶためには、連携させたい目的を明確にし、何を実現したいのかを明確にするのが先決です。
自社の課題や連携目的を洗い出した結果、どの方法を採用すれば良いかわからない、そもそも連携によって実現できるのかなど不安や迷いが多くなることがあります。その場合は、kintoneのカスタマイズに長けた専門業者に相談することも一つの方法です。最適な手段をアドバイス、サポートしてくれることもあるでしょう。
kintoneと基幹システムの連携についてご紹介しました。連携によってできることは多くあり、また業務効率化につながるなどの有効なメリットもあります。
現在、基幹システム周りでお困りの際には、一度、kintone連携を検討してみるのも良いでしょう。
システムクレイスでは、豊富な開発実績と知見をもとに、kintoneアプリ開発・カスタマイズのサービスをご提供しております。UI（ユーザーインターフェース）のカスタマイズから、API連携によるデータ処理の自動化、外部サービスとの連携による機能拡充まで、さまざまなアプローチによるkintoneアプリ開発が可能です。
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