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kintoneで始める議事録管理とおすすめプラグイン

会議や打ち合わせの内容を議事録として残しているものの、「ファイルが複数の場所に保存されていて探しにくい」「誰が何を担当するのか分かりづらい」「過去の議事録を活用できていない」といった課題を感じている企業は少なくありません。

kintone（キントーン）を活用すれば、議事録をクラウド上で一元管理できるだけでなく、タスク管理や情報共有まで効率化できます。さらに、各種プラグインを組み合わせて導入することにより、入力のサポートや柔軟な検索、スムーズな帳票出力、リマインド通知といった機能を自在に追加できるため、ミーティング記録の運用がより実用的なものへと向上します。

本記事では、kintoneで議事録を管理するメリットや基本的な構築方法、おすすめのプラグイン、運用時のポイントまで詳しく解説します。

目次

kintoneサービス紹介資料

kintoneで議事録を管理するメリット

kintoneは、業務に合わせたアプリを自由に作成できるため、議事録管理にも最適です。

従来のWordやExcel、共有フォルダによる管理では、情報が分散しやすく、最新版が分からなくなることがあります。一方、kintoneでは議事録をデータベース化することで、必要な情報をすぐに検索・共有できます。

議事録をkintoneで管理する主なメリットは次の3つです。

1. 情報を一元管理できる

会議ごとの議事録を1つのアプリにまとめて管理できます。

ミーティングの名称や開催日程、出席者、クライアント名、プロジェクト名といった多角的なキーで検索が行えるため、目的のドキュメントを瞬時に探し出すことが可能です。これにより、過去に実施された対話の経緯や詳細な内容についても、ストレスなく振り返ることができます。

2. タスク管理まで連携できる

議事録には決定事項だけでなく、担当者や対応期限も登録できます。

進捗の段階や割り当てられた要員に応じた一覧化や条件抽出が自在に行えるため、「どのメンバーが、どの業務を、定められた期日までに完了させるべきか」が鮮明化され、タスクの失念や対応の遅れを確実に排除することが可能です。

3. リアルタイムで情報共有できる

議事録を登録すると、関係者はすぐに内容を確認できます。

コメント機能を利用すれば、追加の質問や補足事項も議事録上でやり取りできるため、メールやチャットを何度も確認する手間を削減できます。

kintone議事録アプリで管理したい項目

議事録アプリには、次のような項目を登録すると運用しやすくなります。

●会議名
●開催日時
●開催場所
●参加者
●顧客名
●案件名
●議題
●決定事項
●課題・懸念事項
●今後の対応
●担当者
●対応期限
●添付ファイル

必要に応じて部署やプロジェクト名などを追加することで、自社に合った議事録アプリを作成できます。

議事録管理をさらに便利にするおすすめプラグイン

標準機能だけでも十分に議事録管理は可能ですが、プラグインを利用することで、さらに利便性を高められます。

1. 検索・一覧表示を強化するプラグイン

議事録が増えてくると、目的の情報を探すまでに時間がかかることがあります。

一覧画面を見やすくしたり、検索条件を強化したりするプラグインを利用すれば、案件名や顧客名、担当者、開催日など複数条件で検索できるため、大量の議事録の中から必要な情報を素早く見つけられます。

2. 帳票出力プラグイン

議事録をPDFとして保存・共有したい場合は、帳票出力プラグインが便利です。

社内向けだけでなく、お客様へ議事録を提出する際にも、レイアウトを整えた資料を簡単に作成できます。

3. 入力支援プラグイン

定型文やテンプレートを利用できるプラグインを導入すると、毎回同じ内容を入力する手間を削減できます。

会議の種類ごとにテンプレートを用意すれば、入力時間の短縮だけでなく、入力内容のばらつきを防ぎ、議事録の品質を統一しやすくなります。

4. 通知・リマインドプラグイン

議事録で登録したタスクの期限が近づいた際に通知を送ることで、対応漏れを防止できます。

担当者へのリマインド通知や期限超過の通知を設定することで、会議後のタスク管理をより確実に行えます。

kintoneで議事録管理を成功させるポイント

効果的に運用するためには、次のポイントを意識しましょう。

入力ルールを統一する

議事録の書き方が担当者ごとに異なると、検索しづらくなります。

会議名や案件名の命名ルール、担当者の登録方法などを統一することが重要です。

必須項目を設定する

開催日や担当者、決定事項などは必須入力に設定しておくことで、入力漏れを防げます。

タスク管理と連携する

議事録を記録するだけで終わらせず、対応事項をタスクとして管理することで、会議後のアクションや進捗管理まで一元化できます。

定期的に見直す

運用を続ける中で、「不要な項目」や「追加したい項目」が出てくることがあります。

実際の業務に合わせてアプリを改善し続けることで、使いやすい議事録管理を維持できます。

利用者から改善要望を集めながら運用を見直すことで、より現場に定着しやすい議事録管理アプリへと育てていくことができます。

まとめ

kintoneを活用すれば、議事録をデータベースとして一元管理できるだけでなく、検索性の向上や情報共有、タスク管理まで一元化でき、会議後の業務を効率化できます。

さらに、検索機能の強化や帳票出力、入力支援、通知機能などのプラグインを組み合わせることで、議事録管理をより便利に運用することが可能です。

まずは会議名や開催日、参加者、決定事項など基本的な項目から議事録アプリを作成し、自社の業務に合わせて機能を拡張していきましょう。kintoneで議事録管理を導入することで、会議内容の蓄積・情報共有・タスク管理を一元化でき、組織全体の業務効率化や生産性向上につながります。

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