業務アプリを手軽に作ることができるkintoneを、社内に導入されていることも多いのではないでしょうか。そのkintoneではさまざまな業務を進められますが、在庫管理も可能であるのをご存知でしょうか。
今回は、kintoneの特徴から、在庫管理に活用するのに好適な理由とともに、kintoneで在庫管理システムを構築する方法、構築のメリットをご紹介します。ぜひお役立てください。
kintoneとは、サイボウズ株式会社が提供する、プログラミングなしで、誰もが手軽に業務アプリを開発できるクラウド型のプラットフォームです。
業務内容に適した基幹システムや業務システムを手軽に開発することができる点と、複数のメンバー同士のコミュニケーションがスムーズに行えるSNS機能を有する点が特徴です。
kintoneでは、在庫管理やタイムカードによる勤怠管理、申請業務管理など、汎用的な業務を行えるアプリのテンプレートがそろっており、そのサンプルアプリを用いれば、手軽に開発して利用を開始できます。
またプラグインやAPI連携などを通じて外部機能やサービスを用いて利用することで、さらにカバーする業務の範囲が広がります。
kintoneの在庫管理に好適な理由は多岐にわたります。まず、在庫管理に必要な機能がテンプレートとして提供されているため、初めて利用する方でも簡単に導入が可能です。
また、リアルタイムで在庫状況を把握できるため、在庫の過不足を防ぐことができます。
さらに、クラウドベースのサービスであるため、どこからでもアクセスできる利便性があります。
これにより、外出先でも在庫状況を確認でき、迅速な対応が可能となります。もう一つの大きなメリットは、kintoneのカスタマイズ性です。プラグインやAPIを活用することで、自社の業務フローに最適化された在庫管理システムを構築することができます。
kintoneは、特に在庫管理を行うのに適しています。その理由を見ていきましょう。
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・在庫管理機能を手軽に実装できる
先述の通り、kintoneにはサンプルアプリとして、在庫管理のテンプレートが存在します。「製品在庫管理パック」というサンプルアプリでは、製品の在庫数を効率的に管理することができる機能が備わっています。
在庫数は、集計表やグラフでわかりやすく、可視化されて表示されるので、発注漏れの防止や在庫数のリアルタイムな把握といったことが可能になります。
また、製品マスタなどと一つ一つの製品のデータを紐付けられることで、より在庫管理が効率化するといった一面があります。
・クラウドサービスのため外部からモバイルでも確認が可能
kintoneはクラウドサービスであるため、モバイル対応しています。外部からモバイル機器を利用して在庫状況を確認することも可能です。モバイルでも確認が可能ということから、業務の効率化を実現します。
・自動化と管理性向上を実現
従来のアナログによる手書き記録やエクセルでの在庫管理と比べて、在庫管理の自動化と管理性向上を実現します。これまでの業務効率と比較して、大幅に改善すると考えられます。
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kintoneで在庫管理システムを構築する方法をご紹介します。
前提として、kintoneで在庫管理システムを構築するには、複数のアプリを構築し、それらを連携させることになります。在庫管理システムには、どのようなアプリが必要になるのか、見ていきましょう。
商品の在庫に関する情報、商品マスタをまとめて登録するアプリです。このアプリには商品名や商品分類、商品番号、商品単価、仕入単価などの項目が登録されます。
入庫管理アプリは、入庫に関する情報を登録して管理できるアプリです。入庫した日付、商品名、商品の単価、入庫数などのデータが登録できます。
出庫管理アプリは、出庫に関する情報を管理するアプリです。入庫管理アプリと項目名は同じなので、複製して構築します。
在庫管理アプリでは、商品の在庫の状況を把握して管理できます。必要な項目である、棚卸日、商品マスタからのルックアップ、棚卸時の商品の数量・単価を設定します。
基本的には、上記の商品マスタアプリ、入庫管理アプリ、出庫管理アプリ、在庫管理アプリの4つのアプリで在庫管理システムを構築することができます。
もし追加で機能を実装したい場合には、次のようにプラグインを導入すれば実現できるこ
ことがあります。
在庫管理アプリへプラグインを設定し、各アプリの情報を自動で集約することができます。
例えば、商品マスタアプリに入出庫の履歴を関連レコードとして表示するために、「関連サブテーブル一覧表示プラグイン」を設定する方法があります。
このプラグインを設定することで、商品マスタアプリ上で在庫の移動の履歴を確認することができるようになることで、より便利になります。
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kintoneで在庫管理システムを構築するメリットとして、次のことが挙げられます。
市販のパッケージ化された在庫管理システムは、中小企業にとって機能が使わない機能も出てきます。そのようなシステムを導入することで、コストに無駄が出ることがあります。一方、kintoneで在庫管理システムを構築する際には、必要な機能だけを実装することができ、必要最低限の低コストによる在庫管理システムの構築が可能です。
kintoneで在庫管理システムを構築することで、在庫数を一覧で確認できる画面を表示したり、グラフ化して閲覧することができます。このことから、在庫不足になりそうなときに早期に気づくことができます。
在庫管理アプリにおいては、リマインダーの条件通知を設定することで、在庫の適正数を下回ったタイミングで通知を受けることができます。これにより機会損失の防止につながります。
棚卸しの際に、在庫カウントして、その数値を記録する際に紙やエクセルでの管理では、転記ミスが発生することがあります。kintoneで在庫管理アプリを構築することで、入出庫数を入力すれば、在庫数は自動計算されるため、転記ミスを軽減できます。
コミュニケーション機能を実装しているため、担当者同士のやりとりが可視化されます。「スペース」というコミュニケーション機能により、担当者のやりとりがいつでも見えるようにしておけば、追跡することも可能です。
kintoneはクラウドサービスであるため、外部からもモバイル端末からデータの参照が可能です。例えば店の卸の際に、在庫をカウントする際などには、タブレット端末などを通じてその場で入力を行うこともできます。
kintoneで在庫管理システムを構築するときには、次のような注意点があります。
在庫管理システムで、取り扱うデータ量や更新頻度が高すぎる場合、容量不足などの問題が生じることもあります。あらかじめ確認しておくことで、均等による在庫管理システムが自社に適しているかが判断できます。
モバイル端末から入力することもあるでしょう。その場合には、特に現場のユーザーが使いやすい設計にする視点も重要です。
kintoneの在庫管理システムでは、同時に複数人のユーザーがアプリに情報を入力することができません。
例えば2人のユーザーが同時に入庫情報を登録していたとします。この場合、先に登録ボタンを押したほうの情報が登録されます。情報の重複や、間違った情報の上書き等のリスクがあるため、複数人同時入力や作業がむずかしいことを理解した運用体制を構築しましょう。
在庫を一時的に確保する在庫引当や、在庫の金額を評価する在庫評価の機能も実装できます。
これらを実装するためには、複数のアプリなどをまたいだ、複雑な集計が必要であるため、多少大がかりなカスタマイズが必要になり、コストが増大する可能性もあります。必要な機能かどうかよく見極めることが重要です。
kintoneは、在庫管理を行うのに好適であり、さまざまなメリットが得られます。もし社内で在庫管理システムを構築する際には、kintoneの特性をよくとらえた上で、構築を進めることをおすすめします。
システムクレイスでは、kintoneアプリ開発・カスタマイズを承っており、在庫管理システムにおけるカスタマイズも可能です。お困りの際にはぜひお気軽にお問い合わせください。
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